POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL – ESPOL
- INTRODUCCIÓN
En cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, la presente política de privacidad tiene como propósito comunicarle, a usted, acerca del uso y finalidad de los datos que proporcione a la Escuela Superior Politécnica del Litoral – ESPOL, por medio de los diferentes sistemas informáticos de la ESPOL.
Al aceptar la presente política de privacidad de datos, usted está aceptando las finalidades establecidas en la presente política, así como al uso y almacenamiento de datos por parte de ESPOL. - ALCANCE
Esta política de privacidad se aplica a todos los datos recolectados a través de los sistemas informáticos que usen el subdominio de la ESPOL: .espol.edu.ec.
- DATOS QUE SE RECOLECTAN
En los sistemas informáticos de la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL), se recopilan los siguientes datos personales:
- Nombres completos
- Apellidos completos
- Cédula de ciudadanía
- Fecha de nacimiento
- Dirección de correo electrónico
- Educación e información profesional
- Provincia de residencia
- Ciudad de residencia
- Números de contacto
- Datos de autentificación
- Auto identificación de género y etnia.
- Datos del perfil de las redes sociales.
- Información laboral, contractual e información académica.
- Otros datos que se determinen necesarios solicitar al usuario
- Otro dato que el usuario cargue o proporcione.
- POLÍTICAS DE REGISTRO
ESPOL, registra automáticamente las direcciones de Protocolos de Internet (IP), realiza, además, un seguimiento de las páginas visitadas, por usted en los portales de la ESPOL, la cantidad de tiempo que dura en los sistemas informáticos, los datos que transmite el usuario, pudiendo incluir:
Comportamiento de navegación en la página, ubicación geográfica, dispositivo utilizado, Navegador utilizado.
Fecha y hora de solicitud del servidor.Esta información es utilizada por la ESPOL, para fines estadísticos, académicos, laborales, contractuales, disciplinarios, de investigación, innovación, vinculación, ranking, acreditaciones, mejoras a sus portales web, entre otros.
- FINES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales facilitados por usted, son tratados por las diferentes unidades, áreas o direcciones de la ESPOL para los siguientes fines:
- Proporcionar asistencia u otros servicios que haya solicitado el usuario.
- Almacenar información del estudiante, personal administrativo, proveedor, tercero, entre otros, que tenga o quiera tener relación con ESPOL.
- Proporcionar información sobre carreras universitarias, de grado y/o programas de postgrados, diplomados, talleres, cursos o charlas presenciales o virtuales.
- Usar la información personal y responder directamente solicitudes de información, en virtud del ejercicio de las competencias de la ESPOL.
- Usar la información personal para proporcionar avisos de nuevos proyectos/productos/servicios que se pueda ofrecer.
- Administrar servicios, contactar con el usuario que acepte la presente política de privacidad y para confirmación de la información proporcionada.
- Efectuar notificaciones de beneficios, servicios, ofrecimiento de reconocimiento o distinción al usuario, entre otros.
- Proteger contenidos y servicios. La ESPOL puede usar la información para prevenir actividades potencialmente ilegales, para hacer cumplir los términos y condiciones y ejercer las medidas disciplinarias que hubiere a lugar. También se utilizan una variedad de sistemas tecnológicos para detectar y abordar actividades anómalas y para analizar el contenido a fin de evitar abusos, como el spam.
- Obtener retroalimentación o aportación del usuario. Con el fin de ofrecer productos y servicios de mayor interés (por ejemplo, a través de encuestas, estudios de usabilidad, grupos de enfoque).
- Proporcionar foros en línea, redes sociales y cualquier otro servicio disponible en el sitio web que permitan al usuario participar en discusiones interactivas, publicar comentarios, oportunidades y contenidos de anuncios, etc...
- Procesar transacciones, donde se necesite la información personal, como nombre, dirección, número telefónico, correo electrónico, información financiera, tarjetas de crédito/débito y proceder con pedidos o servicios que provea la ESPOL por medio de sus portales web.
- Facilitar información acerca de oportunidades laborales presentadas en la bolsa de empleo de la institución a base de los datos académicos y profesionales remitidos por el titular.
- Evaluar el uso de los servicios de ESPOL, generar un rastreo al uso de los servicios que se ofrezcan mediante los portales web, para determinar su nivel de uso; estas estadísticas son para uso exclusivo de la entidad.
- Proporcionar información acerca del desarrollo de distintos servicios y beneficios en la institución destinados para los graduados.
- Proveer de información acerca de noticias, eventos, investigaciones y programas institucionales sean estos académicos, vinculación, filantrópicos, comunitarios, sobre investigación, entre otros.
- Tener un medio de contacto para responder a sus solicitudes o inquietudes o solicitar su participación en programas, proyectos o investigaciones.
- Procesar y analizar su información laboral y académica para mejorar los productos y servicios de la institución.
- Procesar y analizar su información laboral y académica para ser entregada a entidades acionales e internacionales de rankings y acreditaciones.
- Otorgarle beneficios a través de convenios con empresas públicas y privadas.
Se le enviará mensajes oportunos, relevantes y apropiados a través de los diferentes medios de comunicación. Usted puede optar por no recibir comunicaciones de la ESPOL en cualquier momento
Las finalidades establecidas, no son taxativas, estas podrán variar de acuerdo a los funciones o servicios que brinde la ESPOL para sus usuarios o interesados que acepten la presente política de privacidad.
- CONSERVACIÓN
Sus datos serán almacenados y conservados por la ESPOL de forma indefinida. En caso de no autorizar que la institución almacene y utilice sus datos personales, su proceso de acceso a los sistemas informáticos de la ESPOL no podrá continuar.
- DESTINATARIOS
Se dará acceso a los datos personales que almacene la ESPOL a las unidades, áreas o direcciones de la institución y se compartirá con las empresas públicas, fundaciones y empresas en las que la espol esté relacionada.
No se comparte información a terceros excepto en los siguientes casos:
- Cuando así lo exija la ley o la autoridad competente.
- Si se ha obtenido su autorización previa para hacerlo, autorización que puede ser revocada en cualquier momento.
Cuando sea requerido se compartirán los datos con terceros autorizados, para lo cual se firmará los respectivos contratos y acuerdos de confidencialidad necesarios de acuerdo a la ley, proporcionándose sólo la información que necesitan para realizar los servicios específicos. Estos terceros:
- Sólo podrán usar los datos personales para los fines establecidos.
- Trabajarán en estrecha colaboración con los responsables de los datos para garantizar que la privacidad sea respetada y protegida en todo momento.
- Eliminarán de forma definitiva y segura los datos que tuvieron acceso al momento de culminar con el servicio específico.
Ejemplos del tipo de terceros con los que se trabaja:
- Entidades nacionales e internacionales de rankings y acreditación.
- Empresas públicas y privadas que otorgan beneficios a la comunidad politécnica.
- Universidades, organizaciones y fundaciones con las que ESPOL tenga convenios o contratos, entre otros.
- DATOS PERSONALES DE ADOLESCENTES:
Los adolescentes que ingresen a los sistemas informáticos de la ESPOL, con el fin de registrar datos académicos para su proceso de admisión en grado serán responsables de la información que registren. Cuando estos cumplan la mayoría de edad, deberán actualizar la información ingresada.
- MEDIDAS PARA PRECAUTELAR LA SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
La Escuela Superior Politécnica del Litoral – ESPOL, protege la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información al seguir un enfoque de administración de riesgos basado en políticas, estándares, lineamientos y procedimientos internos para cumplir con los objetivos de seguridad, y por lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Públicos con respecto al tratamiento y protección de datos personales.
De esta manera, los datos personales se almacenarán de forma segura y de acuerdo con la ley. Se aplicarán las medidas necesarias que garanticen la protección de los datos personales frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones, destrucción o comunicación accidental o ilícita en el tratamiento de los datos personales.
- USO DE COOKIES
Una cookie es un pequeño fichero de texto que se almacena en su navegador cuando visita cualquier página web. Su utilidad es que la web sea capaz de recordar su visita cuando vuelva a navegar por esa página. Las cookies suelen almacenar información de carácter técnico, preferencias personales, personalización de contenidos, estadísticas de uso, enlaces a redes sociales, acceso a cuentas de usuario, etc. El objetivo de la cookie es adaptar el contenido de la web a su perfil y necesidades, sin cookies los servicios ofrecidos por cualquier página se verían mermados notablemente.
En cualquier momento, usted, podrá ejercer su derecho de desactivación o eliminación de cookies de este sitio web. Estas acciones se realizan de forma diferente en función del navegador que esté utilizando.
- Los navegadores web son las herramientas encargadas de almacenar las cookies y desde este lugar debe efectuar su derecho a eliminación o desactivación de estas. Ni esta web ni sus representantes legales pueden garantizar la correcta o incorrecta manipulación de las cookies por parte de los mencionados navegadores.
- En algunos casos es necesario instalar cookies para que el navegador no olvide su decisión de no aceptación de estas.
- MODIFICACIÓN A LA POLÍTICA
La ESPOL se reserva el derecho de efectuar modificaciones a la presente Política, de conformidad al Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos cuando se presenten cambios sustanciales, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento, los cuales afecten el contenido de la autorización se notificará al titular de los datos para obtener nuevamente su consentimiento.
- PROCESO PARA EJERCER DERECHOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Se reconoce a los titulares de datos personales los derechos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Públicos, tales como derecho al acceso, rectificación, eliminación, actualización, información y portabilidad, etc., sobre el tratamiento de sus datos.
Para ejercitar en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, o la portabilidad, etc... respecto de sus datos personales, se realizará de acuerdo a la normativa aplicable y lo aquí establecido, dirigiéndose por escrito, cualquier petición de sus derechos, a la dirección electrónica: datospersonales@espol.edu.ec
Derecho de Acceso:
El titular de los datos personales, previa autenticación en el correo electrónico institucional, o en la dirección electrónica registrada en el contrato, convenio u otro documento celebrado con la ESPOL podrá solicitar el detalle del tratamiento de sus datos, al correo institucional datospersonales@espol.edu.ecDerecho de Rectificación/actualización:
El titular de los datos personales, podrá rectificar o actualizar sus datos, de manera directa a través de los sistemas informáticos de la ESPOL. Los datos personales administrados por instituciones públicas deberán ser previamente validados por la institución, registrando la documentación de soporte correspondiente de ser el caso. Ejm. Cambio o rectificación de nombre, el cual deberá estar debidamente autorizado y registrado ante el Registro Civil. En estos casos, el usuario deberá solicitar la rectificación/actualización de sus datos a través del correo datospersonales@espol.edu.ec.Derecho de Eliminación:
El titular de los datos personales, previa autenticación en el canal electrónico, deberá detallar que información personal es la que quiere eliminar o restringir, mencionando el nombre del dato, el contenido actual y la justificación de su requerimiento; la entidad implementará métodos y técnicas orientadas a eliminar, hacer ilegible, o dejar irreconocibles de forma definitiva y segura los datos personales de ser aprobado el requerimiento, lo cual se le notificará al buzón de correo datospersonales@espol.edu.ec. - VERACIDAD DE LOS DATOS
Usted garantiza que los datos personales facilitados son veraces y se compromete a comunicar cualquier actualización de los mismos. También garantiza que, salvo error tipográfico, toda la información facilitada corresponde con su situación real, que está al día y es exacta, siendo el único responsable de la inexactitud o falsedad de los datos facilitados y de los perjuicios que pueda causar por ello.
- BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO
La Escuela Superior Politécnica del Litoral - ESPOL fundamenta el tratamiento que da a los datos personales en los siguientes instrumentos legales:
- COESCCI (Código INGENIOS), Disposiciones Generales, VIGÉSIMA SEPTIMA. - “(…) El tratamiento de datos personales que incluya acciones tales como la recopilación, sistematización y almacenamiento de datos personales, requerirá la autorización previa e informada del titular. No se requerirá de la autorización del titular cuando el tratamiento sea desarrollado por una institución pública y tenga una finalidad estadística o científica; de protección a la salud o seguridad; o sea realizado como parte de una política pública de garantía de derechos constitucionalmente reconocidos”.
- Ley Orgánica de Protección de Datos Públicos, publica en el Registro Oficial el día 26 en mayo 2021, creada con el objetivo de garantizar el derecho a la protección de datos personales, que incluye el acceso y decisión sobre la información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección.
- ACEPTACIÓN Y CONSENTIMIENTO
Usted reconoce que al aceptar la presente Política da su consentimiento para el uso de sus datos personales por parte de la ESPOL y, acepta la presente Política en su totalidad, conociendo los términos y condiciones, y las finalidades aquí indicadas, incluyendo el uso de cookies.